Política de Confidencialidad

Fecha de entrada en vigor: mayo de 2021

La presente política de confidencialidad explica las prácticas de Ideolys en lo que respecta a la protección de sus datos personales. Queremos informarle de forma clara y transparente acerca de la forma en la que recopilamos, utilizamos y compartimos la información que nos comunica a lo largo de toda nuestra relación, tanto cuando navega por nuestros sitios web www.easilys.com y www.ideolys.com como cuando desea utilizar nuestros servicios. Asimismo, la presente política tiene por objetivo informarle sobre sus derechos y elecciones relativos a sus datos personales.

Cualquier referencia a «Ideolys», «nosotros», «nuestros» o la «Sociedad» es una referencia a Ideolys, una sociedad por acciones simplificada con un capital social de 272.040 euros, cuya sede social se sitúa en ZAC Beaupuy – 52 rue Jacques-Yves Cousteau – 85000 La Roche sur Yon, Francia, inscrita en el registro comercial francés de La Roche-sur-Yon con el número 521 295 162 B y sus filiales.

DEFINICIONES – DATOS PERSONALES Y RGPD

¿Qué es el RGPD?

El reglamento nᵒ 2016/679, o Reglamento General de Protección de datos (en adelante, «RGPD»), es un texto de referencia sobre la protección de datos personales. Define un marco reglamentario para la protección de los datos de los individuos dentro de la Unión Europea.

IDEOLYS trata sus datos personales de conformidad con el RGPD.

¿Qué es un dato personal según el RGPD?

El RGPD considera un dato personal (en adelante, «datos personales») toda información relativa a una persona física identificada o identificable, es decir, una persona física cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, económica, cultural o social de dicha persona.

¿Qué es un tratamiento de datos personales?

El RGPD agrupa las acciones de recopilación, registro y uso de los datos personales bajo el término «Tratamiento». Así, cuando se use dicho término en la presente política de confidencialidad, se hace referencia a todas las acciones relacionadas con los datos personales.

¿Qué es un responsable de tratamiento vs. un tercero?

Ideolys puede actuar tanto como responsable del tratamiento de sus datos personales como subcontratista. Según el RGPD, el responsable del tratamiento es la persona moral o física que determina los fines y los medios de un tratamiento, es decir, el objetivo y la manera de realizarlo.  El tercero es la persona física o moral que trata los datos personales en nombre de otro organismo como parte de un servicio o una prestación.

Dentro del marco del tratamiento de los datos que nos comunique al utilizar el servicio como cliente (véase la sección «SUS DATOS DE CLIENTE»), IDEOLYS actúa como tercero según sus instrucciones. En este caso, usted será considerado el responsable del tratamiento de los datos.

Dentro del marco del tratamiento de los datos personales de los administradores y usuarios del servicio proporcionado por IDEOLYS, actuamos como responsable del tratamiento (véase la sección «SUS DATOS PERSONALES»).

SUS DATOS DE CLIENTE

¿Que es un dato de cliente?

Los datos de cliente son la información relativa a su actividad como cliente de IDEOLYS. En este caso, IDEOLYS se considera un tercero y usted es el responsable del tratamiento.

¿Cómo se recopilan sus datos de cliente?

Los datos de cliente son los datos introducidos, transmitidos y/o tratados como parte de su uso de nuestros servicios. Asimismo, también se trata de los datos que recopilamos o tratamos según sus instrucciones, sin que determinemos la finalidad de su tratamiento. Los datos de cliente pueden contener datos personales. Estos datos pueden ser introducidos por usted directamente en el programa Easilys o por IDEOLYS. En el caso de que los introduzca IDEOLYS, usted transmite los datos de su elección a IDEOLYS, quien les integra en el programa EASILYS. Por ejemplo, puede tratarse de los datos de sus proveedores, de sus clientes o de sus empleados.

Nuestros compromisos con respecto a sus datos de cliente

Como tercero, IDEOLYS se compromete a:

  • tratar los datos de cliente únicamente para realizar y ejecutar los servicios;
  • restringir el acceso a los datos de cliente a los colaboradores de IDEOLYS debidamente autorizados a asistirle como parte de sus funciones de asistencia y mantenimiento;
  • informarle acerca de cualquier cambio de ubicación de los servidores utilizados para almacenar los datos de cliente, precisando que actualmente estos servidores se encuentran dentro del territorio francés;
  • garantizar un alto nivel de seguridad y protección de los datos de cliente;
  • concienciar a sus colaboradores acerca de la índole confidencial de los datos personales y formarles, si es necesario, sobre la normativa aplicable a la protección de datos;
  • informarle rápidamente en caso de violación de los datos personales. Dicha notificación deberá precisar (I) las categorías y el número de personas concernidas; (II) las categorías y el número de registro de los datos personales concernidos; (III) las consecuencias probables de la violación de los datos personales; (IV) todas las medidas tomadas para atenuar y gestionar la violación; y deberá enviarse por correo electrónico a la dirección específica que nos haya comunicado.

Si IDEOLYS considera que una instrucción que usted ha dado vulnera las leyes aplicables sobre protección de datos personales, deberá informarle de inmediato.

SUS DATOS PERSONALES

¿Qué datos personales trata Ideolys?

IDEOLYS puede recopilar y tratar además datos personales con fines de:

  • gestión de sus clientes;
  • ejecución de contratos y condiciones generales de uso;
  • provisión de servicios;
  • gestión de candidaturas como parte de los procesos de contratación.

En estos casos, IDEOLYS actúa como responsable del tratamiento.

– Es cliente de Ideolys

En particular, Ideolys utiliza los datos personales de los administradores y usuarios del programa EASILYS. Se trata principalmente de los apellidos, el nombre, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la función con el fin de comunicarse con ellos para proporcionarles servicios de mantenimiento y asistencia funcional, así como para enviarles información sobre las evoluciones y novedades de EASILYS.

Los destinatarios de las comunicaciones enviadas por Ideolys tendrán la posibilidad en todo momento de desactivar la recepción de esta información; no obstante, en ese caso se arriesgan a no estar plenamente informados de todas las funciones y evoluciones de EASILYS.

– Se ha inscrito a una demo o un servicio en línea, ha descargado un manual en línea

Cuando solicita una demo del programa EASILYS o cuando suscribe nuestros servicios en línea o descarga un manual, completa el formulario dedicado con los siguientes datos personales: nombre, apellidos, email, teléfono.

– Es un candidato y ha respondido a una oferta de empleo IDEOLYS

Si desea responder a una oferta de empleo ofrecida por IDEOLYS, debe hacer clic en la pestaña «Empleo» del sitio web easilys.com y se le redirigirá automáticamente hacia la página web de Taleez. Taleez es el prestatario de servicios con el que trabajamos para gestionar las candidaturas a nuestras ofertas de empleo.

Cuando presenta su candidatura a una oferta de empleo, completa el formulario correspondiente con los siguientes datos personales: nombre, apellidos, email, número de teléfono y cualquier otra información que decida incluir en su currículo.

– Un padrino le ha invitado a usar Ideolys

Si ha sido apadrinado por uno de nuestros miembros, su padrino ha completado el formulario dedicado con los siguientes datos personales: nombre, apellidos, email, número de teléfono. Nos pondremos en contacto con usted para notificarle que ha sido apadrinado e informarle sobre la identidad de su padrino. Antes de enviarle cualquier otra comunicación, le solicitaremos su consentimiento explícito para seguir utilizando sus datos personales.

¿Cómo se recopilan sus datos personales?

Podemos recopilar sus datos personales de varias maneras, descritas a continuación.

  • datos personales proporcionados por el cliente y los usuarios del programa EASILYS, así como los datos proporcionados por nuestros socios;
  • datos personales proporcionados por el cliente o sus empleados durante las formaciones a través de las hojas de asistencia, los contratos de formación y cualquier otro documento necesario para realizar la formación;
  • datos personales proporcionados a través de los formularios publicados en nuestros diversos sitios web como, por ejemplo, formularios de contacto, de apadrinamiento, de candidatura a una oferta de empleo, de inscripción o de adhesión a nuestros servicios en línea;
  • datos personales proporcionados a los empleados de IDEOLYS por los participantes de un evento como una feria o una conferencia. Puede tratarse, en concreto, de las tarjetas de visita.
  • Dentro del marco de nuestra estrategia comercial, podemos realizar búsquedas en línea para identificar a contactos que estimamos como potencialmente interesados en nuestros servicios. Recopilamos únicamente los datos personales visibles públicamente y nos esforzamos para que su uso esté autorizado con fines comerciales.

¿Cuáles son las bases legales para recopilar datos personales?

IDEOLYS recopila y trata los datos personales en base de las siguientes bases legales:

  • el consentimiento de la persona concernida;
  • la ejecución del contrato; cuando el tratamiento es necesario para ejecutar o preparar un contrato con la persona concernida;
  • interés legítimo de IDEOLYS;
  • obligación legal.

¿Con qué fines se tratan sus datos personales?

El tratamiento por parte de IDEOLYS de sus datos personales tiene como objetivos:

  • La comunicación de marketing. Así, nuestro objetivo es enviarle información sobre los servicios en función de sus necesidades.
  • Proporcionar el servicio (creación de una cuenta de cliente con un usuario y una contraseña), el programa y el mantenimiento, así como gestionar la facturación del servicio.
  • Gestionar las candidaturas de empleo.
  • Análisis aplicativos y funcionales, corrección de anomalías y errores.
  • Creación y mejora de la herramienta de gestión de la relación con los clientes actuales y potenciales.

Nuestros compromisos relativos a sus datos personales

Como responsable del tratamiento, IDEOLYS le informa de que:

  • la recopilación de datos personales se limita a los datos estrictamente útiles;
  • los datos recopilados solo se usan los fines para los que se han recopilado de conformidad con el acuerdo entre las partes;
  • el ejercicio de sus derechos está garantizado. Para obtener más información acerca de sus derechos sobre sus datos personales, consulte la sección SUS DERECHOS RELATIVOS A SUS DATOS PERSONALES.

SUS DERECHOS RELATIVOS A SUS DATOS PERSONALES

¿De qué derechos disfruta?

  • Derecho de acceso a sus datos personales.
  • Derecho de rectificación de sus datos personales en caso de que sean inexactos.
  • Derecho a borrar/eliminar sus datos personales siempre y cuando lo autoricen las leyes aplicables relativas a la protección de datos.
  • Derecho a transferir los datos personales que nos haya proporcionado y que trataremos en base a su consentimiento o a la ejecución de un contrato. Al ejercer este derecho, puede recuperar sus datos personales en un formato legible por ordenador para así poder transferirlos a otro responsable de tratamiento.
  • Derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales, especialmente si se tratan con fines de prospección comercial. En este caso, tiene derecho a oponerse a este tratamiento en cualquier momento sin necesidad de proporcionar un motivo en especial. No obstante, no será posible oponerse al tratamiento si hay motivos legítimos e imperiosos para tratar dichos datos o si son necesarios para la constatación, el ejercicio o la defensa de derechos ante la justicia; si ha autorizado el tratamiento de sus datos (en cuyo caso deberá retirar su consentimiento en lugar de oponerse al tratamiento); si hay un contrato con nosotros en curso de ejecución; si una obligación legal nos exige el tratamiento de sus datos personales.
  • Derecho a la limitación del tratamiento de sus datos personales dentro de los límites legales.
  • Derecho a no estar sujeto a una decisión basada exclusivamente en un tratamiento automatizado, incluido el establecimiento de perfiles con consecuencias jurídicas («decisión automatizada»).
  • Derecho de apelación ante la autoridad competente. Así, cualquier reclamación relativa al incumplimiento de sus derechos relacionados con datos personales puede dirigirse a la CNIL (comisión francesa sobre la informática y las libertades).

¿Cómo puede ejercer sus derechos?

Para ejercer sus derechos, póngase en contacto con privacy@policy.com indicando el asunto de su solicitud. Le responderemos para confirmar el ejercicio de su derecho y comunicarle la información necesaria para ello, de ser necesario. También puede que nos pongamos en contacto con usted si necesitamos información adicional de su parte para satisfacer su solicitud. En cualquier caso, le responderemos en un plazo de un mes; no obstante, el plazo puede ser superior si la solicitud es compleja o requiere un análisis complementario.

Si tratamos sus datos personales con el fin de enviarle comunicaciones de marketing, puede gestionar la recepción de comunicaciones de marketing haciendo clic en el enlace «desabonarse» situado en la parte inferior de los emails.

Tenga en cuenta que bloquear las comunicaciones de marketing no le desinscribe de la lista de destinatarios de comunicaciones comerciales importantes relativas a su relación actual con nosotros, tales como comunicaciones sobre su abono o sus inscripciones a eventos, anuncios de servicio o información de seguridad.

¿SE TRANSFIEREN SUS DATOS PERSONALES A TERCEROS SITUADOS FUERA DE LA UNIÓN EUROPEA?

IDEOLYS puede compartir sus datos personales con terceros prestatarios de servicios a fin de proporcionarle los servicios que le ofrecemos, como es el caso de los formularios de suscripción en línea, la herramienta de gestión de la base de clientes de Ideolys y el prestatario que permite enviar las noticias de EASILYS. Estos terceros utilizan servidores situados en los Estados Unidos, solo están autorizados a utilizar los datos personales del cliente con estos fines concretos y están obligados a garantizar su confidencialidad.

NO VENDEMOS SUS DATOS PERSONALES EN NINGÚN CASO Y SOLO LOS TRATAMOS DENTRO DEL MARCO DE LA PRESENTE POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD.

¿DÓNDE SE ENCUENTRAN SUS DATOS?

–Sus datos de cliente

Sus datos de cliente, es decir, los datos que nos proporciona dentro del marco de su uso del servicio como cliente, se almacenan en los servidores OVH en Francia.

–Sus datos personales

Sus datos personales pueden almacenarse en Francia si el tercero posee servidores en Francia o en los Estados Unidos si sus servidores se encuentran en los Estados Unidos.

¿QUÉ MEDIDAS DE SEGURIDAD HEMOS ESTABLECIDO PARA PROTEGER SUS DATOS?

– Seguridad de sus datos de cliente

Sus datos de cliente se almacenan en servidores OVH situados exclusivamente en Francia y cuyas infraestructuras cuentan con medidas para garantizar una seguridad óptima. El acceso al o los servidores está protegido mediante una llave y restringido a un número limitado de personas (4 administradores).

IDEOLYS ha establecido las siguientes medidas de seguridad técnicas y organizativas: (I) cifrado de la contraseña de usuario; (II) medidas de seguridad de los servidores OVH:   OVH se compromete a proporcionar una seguridad óptima en sus infraestructuras mediante una política de seguridad de los sistemas de información, así como mediante el cumplimiento de varias normas y certificaciones (estándar PCI-DSS, estándar ISO/IEC 27001, atestaciones SOC 1 TYPE II y SOC 2 TYPE II, etc.); (III) control del acceso de los usuarios: Contraseña segura de acuerdo con las recomendaciones de la CNIL (comisión francesa sobre informática y libertades); (IV) medidas de salvaguardia de los datos de cliente.

– Seguridad de sus datos personales

Antes de recurrir a un tercero, IDEOLYS verifica su política de confidencialidad, así como las medidas de seguridad establecidas para proteger los datos que se le transmiten a fin de proporcionar el servicio.

Cuando estos terceros se encuentran fuera del Espacio Económico Europeo, IDEOLYS firma con ellos cláusulas contractuales tipo según el modelo propuesto por la Comisión Europea con el fin de garantizar una protección adecuada de los datos personales transferidos.

DURACIÓN DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Ideolys como tercero

++ Datos personales proporcionados por el cliente en Easilys

Ideolys como responsable del tratamiento

++ Sus datos personales como cliente

++ Sus datos personales como candidato

LAS COOKIES

La presente política de confidencialidad no trata el tema de las cookies. Para obtener más información sobre las cookies, le recomendamos que consulte la POLÍTICA DE GESTIÓN DE LAS COOKIES.

CONTACTO

Si tiene cualquier pregunta sobre la presente política de confidencialidad o sobre las prácticas de IDEOLYS al respecto, puede ponerse en contacto con el responsable de la protección de datos en la siguiente dirección: privacy@easilys.com.

MODIFICACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD

Actualizamos la presente política de confidencialidad periódicamente a fin de reflejar los cambios en nuestras prácticas, tecnologías, exigencias legales y otros factores. Si es necesario, actualizaremos la «fecha de entrada en vigor» situada al comienzo de la política. Si realizamos una modificación importante, puede que le avisemos antes de que dicha modificación entre en vigor, por ejemplo, mediante una notificación visible en nuestro sitio web o poniéndonos en contacto con usted directamente.

Le recomendamos que consulte periódicamente la presente política de confidencialidad a fin de estar informado acerca de nuestras políticas de recopilación, tratamiento y distribución de sus datos personales.